Jegyzői Iroda

Név	Szakterület	Iroda, telefon, e-mail
Szaniszló Tamás	Aljegyző	06 (52) 583-419 aljegyzo@hajduhadhaz.hu
Tóth Zsuzsa Krisztina	Személyügy	Polgármesteri Hivatal 15-ös iroda 06 (52) 583-413 toth.zsuzsa@hajduhadhaz.hu
Hadházi Mária	Személyügy	Polgármesteri Hivatal 15-ös iroda 06 (52) 583-413 human@hajduhadhaz.hu
Takácsné Juhász Szabina	Személyügy	Polgármesteri Hivatal 18-as iroda 06 (52) 384-245 hr@hajduhadhaz.hu
Ábrók Edina ügykezelő	Iktató	Polgármesteri Hivatal 24-es iroda 06 (52) 582-342 abrok.edina@hajduhadhaz.hu
Makrainé Kontrás Melinda	Leíró	Polgármesteri Hivatal 104-es iroda 06 (52) 384-334 kontras.melinda@hajduhadhaz.hu
Berencsiné Veres Mónika	Pályázati referens	Polgármesteri Hivatal 19-es iroda 06 (52) 583-410 palyazat@hajduhadhaz.hu
Győri Béla	személyi asszisztens	Polgármesteri Hivatal Kommunikációs iroda 06 (52) 583-414 gyori.bela@hajduhadhaz.hu
Juhász-Nagy Valéria	Ügykezelő	Polgármesteri Hivatal titkárság 06 (52) 583-411 titkarsag@hajduhadhaz.hu

Jegyzői Iroda feladatai:

A jegyző munkaszervezete, a jegyzőhöz közvetlenül tartozó szervezetek és a jegyzőhöz magasabb rendű jogszabály alapján közvetlenül ellátandó feladatok elvégzésének felelőseiből áll. Feladata, hogy munkájával a Hivatal működését zökkenőmentessé és hatékonnyá tegye folyamatosan. Birtokvédelemi ügyek. A jegyzői irodát a jegyző vezeti.

Testületek és bizottságok működésével kapcsolatos feladatok:

Összeállítja a Képviselő-testület munkatervét.
Ellátja a Képviselő-testület, a bizottságok, szükség szerint a helyi kisebbségi önkormányzat üléseinek előkészítését, gondoskodik a testületi, bizottsági napirendek, meghívók összeállításáról.
Gondoskodik a meghívókban szereplő napirendek előterjesztéseinek begyűjtéséről, rendszerezéséről, szükség szerinti sokszorosításáról és az érintettek részére történő megküldéséről.
Jegyzőkönyvet készít a testületi, továbbá a bizottsági ülésekről, szükség esetén egyéb ülésekről.
A Képviselő-testület ülésének jegyzőkönyvéből kivonatolja a hozott határozatokat.
Nyilvántartást vezet a hozott határozatokról, rendeletekről, azt az érintettek részére kézbesíti.
Gondoskodik a rendeletek kihirdetéséről.
Gondoskodik a Képviselő-testület és valamennyi bizottság üléséről készült jegyzőkönyvek törvényességi ellenőrzéséről és azok Hajdú-Bihar Megyei Kormányhivatal részére történő megküldéséről.
Működteti a TERKA programot és a testületi jegyzőkönyvek felterjesztésével egyidejűleg a TERKA rendszerrel készített elektronikus úton történő adatszolgáltatásról is gondoskodik.
Ellátja az önkormányzati rendeletek egységes szerkezetbe foglalását, továbbá a rendeletek szükség szerinti deregulációját.
A Képviselő-testület jegyzőkönyvéből, igény szerint a bizottságok jegyzőkönyvéből, a döntésekről adatot szolgáltat a képviselők részére, illetve közérdekű adatot szolgáltat más személyek részére.
Havi rendszerességgel jelentést készít a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról.
Gondoskodik a képviselők és bizottságok tagjainak havi tiszteletdíj elszámolásáról
Gondoskodik a testületi jegyzőkönyvek bekötésének folyamatos nyomdai előkészítéséről.
Nyilvántartást vezet a Képviselő-testület által adományozott kitüntetésekről.

Személyzeti és munkaügyi feladatok:

Kiállítja és kezeli a közszolgálati jogviszony és munkaviszony keletkezelésével, módosításával, megszűnésével kapcsolatos adatokat, nyilvántartásokat.
Ellátja a közcélú, közhasznú foglalkoztatással kapcsolatos feladatokat.
Ellátja a köztisztviselői munkakörök betöltéséhez szükséges pályázatok előkészítését és gondoskodik ezek meghirdetéséről.
Ellátja a vagyonnyilatkozat átvételével és őrzésével kapcsolatos feladatokat.
Szervezi a közigazgatási alapvizsgán, szakvizsgán és ügykezelői vizsgán való részvételt.
Ellátja a személyi anyagok nyilvántartását, gondoskodik az adatvédelmi követelmények betartásáról.
Évente kiadja a jogosultak részére az „utazási utalványt”.
Nyilvántartja és vezeti a hivatalban foglalkoztatottak részére a kötelezően előírt munkakör alkalmassági, valamint az egészségügyi szűrővizsgálatokat.
Felméri és nyilvántartja a képernyő előtti munkavégzéssel összefüggésben a védőszemüveg juttatásra jogosultak, illetve juttatásban részesülők körét.
Előkészíti és nyilvántartja a tanulmányi szerződéseket és figyelemmel kíséri az abban foglaltak teljesülését.
Közreműködik és figyelemmel kíséri a köztisztviselők teljesítmény-követelményeinek évenkénti meghatározását és ennek értékelését.
Ellátja a közszolgálati adatnyilvántartás vezetését, s teljesíti a szükséges adatszolgáltatást.
Előkészíti a köztisztviselői, illetve a munkajogviszonyhoz fűződő egyes juttatások nyújtásával és nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat.
Biztosítja a jelenléti ívek vezetésének feltételeit, ellenőrzi azok havi zárását, gondoskodik őrzéséről.
Munkavállalók éves szabadságának megállapítása.

Informatikai feladatok:

Biztosítja a számítástechnikai eszközök folyamatos működését, a hivatalon belül a jogtiszta szoftver használatát.
Javaslatot tesz a számítástechnikai berendezések és programok fejlesztésére.
Üzemelteti a szavazatszámlálás számítógépes rendszerét.
Üzemelteti a számítógépes hálózatot, gondoskodik a hálózatot érintő hibák kijavításáról.
Nyilvántartja a hivatal számítástechnikai eszközeit.
Elkészíti az informatikai eszközök, alkalmazások használatának szabályait, gondoskodik ezek betartásáról, illetve betartatásáról.

Gondnoksági feladatok:

Biztosítja a hivatal munkavégzéséhez szükséges fogyóeszközöket, irodaszereket, azokat beszerzi, kiadja.
Gondoskodik a küldemények postázásáról, illetve kézbesítéséről.
Biztosítja a hivatal közlönyökkel, szak- és napilapokkal, szakkönyvekkel való ellátását, azokról nyilvántartást vezet.
Gondoskodik a takarítás, porta- és őrszolgálat, telefonközpont ellátásáról.
Gondoskodik a testületi, bizottsági ülések, egyéb rendezvények megtartásához szükséges helyiségekről, valamint tárgyi, technikai feltételekről.
Gondoskodik a hivatalban lévő telefonok, faxok, fénymásolók működőképességéről.
Gondoskodik az illetékes hatóságok által előírt biztonságtechnikai vizsgálatok elvégeztetéséről és a hiányosságok megszüntetéséről.
Gondoskodik a hivatal által használt épületek kisebb karbantartási munkáinak elvégzéséről.

Iktatási feladatok:

Elvégzi a Polgármesteri Hivatalhoz beérkező posta bontását, nyilvántartásba vételét, csoportosítását szignáláshoz.
Ellátja a központi iktatással, irattározással, selejtezéssel kapcsolatos feladatokat a külön szabályzatban foglaltak szerint.
Kezeli a kézi és központi irattárakat.
Elkészíti az éves hatósági statisztikát.

Közbeszerzéssel kapcsolatos feladatok:

közbeszerzési folyamatok lebonyolítás (kiírás, lefolytatás, ellenőrzés),
közbeszerzési szabályzat aktualizálása,
közbeszerzési terv és az éves statisztikai összegzés elkészítése

Közoktatással, közművelődéssel, ifjúsággal és a sporttal kapcsolatos feladatok.

Fenntartói jogosítványok gyakorlása.

Egyéb feladatok:

Megbízás alapján esetenként ellátja a Hivatal jogi képviseletét.
Ellátja az országgyűlési és helyi önkormányzati választások, valamint a kisebbségi önkormányzati választások, az Európa parlamenti választások, a népszavazások, helyi népi kezdeményezések előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos feladatokat.
Ellátja a bírósági ülnökök választásának előkészítésével kapcsolatos feladatokat.
Gondoskodik a közérdekű adatok megjelentetéséről.

Elkészíti és aktualizálja a feladatkörét érintő belső szabályzatokat, terveket, gondoskodik az abban foglaltak betartásáról, illetve betartatásáról.